Wertschätzende und informative E-Mails schreiben – möglich mit KI?

Die E-Mail-Korrespondenz erobert mehr und mehr das Terrain. Viele Kunden bzw. Ge-schäftspartner schreiben eine lockere E-Mail und erwarten eine Antwort in den nächsten 30 Minuten. Das stellt viele Mitarbeitende vor neue sprachliche Herausforderungen.

Wie schreibe ich schnell eine korrekte E-Mail?
•Wie vertraut bzw. persönlich darf man schreiben?
•Individuelle E-Mail-Korrespondenz? Der Abschied vom Mustertext?!
•ChatGPT (KI) nutzen, um E-Mails zu schreiben?
•Leichte Sprache einsetzen? Wie viel Transparenz braucht Ihre E-Mail?
•Welche Entwicklung nimmt die E-Mail-Sprache (Kurzsprache, bildhafte Elemente, gendergerechte Formen, …)?

E-Mails sollten informativ und fachlich korrekt formuliert sein. Die Empfänger möchten im Zeitalter der Informationsflut schnell und präzise informiert werden. Darüber hinaus geht es aber in den meisten Situationen um Wertschätzung. Die E-Mail-Kommunikation hat eine eigene Entwicklung genommen. Wichtig ist eine empfängerorientierte und wertschätzende Kommunikation.

2 Seminarziele
•Die Teilnehmenden schärfen ihr Fingerspitzengefühl zur sprachlich-kommunikativen Netiquette in der E-Mail-Korrespondenz. Sie erkennen Vorteile und Grenzen von ChatGPT (KI). Sie erkennen, dass zum Schreiben einer wertschätzenden E-Mail Emotionale Intelligenz notwendig ist.

•Die Teilnehmenden sind in der Lage, E-Mails individuell, kurz und prägnant zu formu-lieren. Sie können sich auf die entsprechende sprachliche Wellenlänge einstellen.

•Die Teilnehmenden kennen Trends in der sprachlichen Entwicklung, z. B. zu gender-gerechten Anredeformen. Sie können diese Trends in ihren eigenen und unterneh-mensspezifischen Schreibstil integrieren.

• Die Teilnehmenden optimieren Ihren Schreibstil in E-Die Teilnehmenden optimieren Ihren Schreibstil in E-Mails durch wertschätzende For-mulierungen und eine glaubhafte persönliche Note.

1. E-Mail-Netiquette – „Liebes ChatGPT, erledige mal meine Korrespondenz!“
•Kommunikative Anforderungen
•Zeitgemäßer Schreibstil – sprachliche Trends
•KI und E-Mail-Korrespondenz
•Neue Layout-Regeln der E-Mail

2. Knotenpunkte der E-Mail – Textbausteine im Wandel
•Der Betreff als präzise Orientierung
•Anrede empfängerorientiert
•Einleitung – schnörkellos oder diplomatisch
•Transparenz im Hauptteil
•Charismatischer Textschluss?

3. Wertschätzender Stil
•Leserorientierung mit „Du“/„Sie“
•Mischung von „wir“/„ich“
•Wertschätzung ist mehr als bloße Information
•Einfache oder Leichte Sprache einsetzen?