E-Mails mit ChatGPT schreiben? Was macht eine empfängerorientierte und wertschätzende Kommunikation aus?

„Die wirkliche Gefahr ist nicht, dass Computer anfangen wie Menschen zu denken, sondern dass die Menschen anfangen, wie Computer zu denken.“ (Sydney J. Harris)

Wir bekommen viele E-Mails – manche nur informativ, manche müssen wir beantworten. Selbst verfassen wir E-Mails und wollen uns mit anderen austauschen. Wir leben im Zeitalter der Informationsflut. Ist es dann nicht sinnvoll, bestimmte Schreibarbeiten der KI zu übertra-gen?

Wer diesen Weg eingeschlagen hat, merkt, dass die KI ein nützlicher Helfer ist, dass wir aber auch unsere emotionale Intelligenz einschalten müssen, um KI-erzeugte Texte zu korri-gieren, zu kürzen und stilistisch zu glätten. Dafür wird eine Richtschnur für moderne Korres-pondenz benötigt.

Wie schreibt man eine informative und wertschätzende E-Mail?

•      Was heißt „zeitgemäß schreiben“?

•      Wie vertraut bzw. persönlich darf man schreiben?

•      Wie kann man die E-Mail individualisieren?

•      Wie erkennt und vermeidet man Stilfehler?

•      Welches sprachliche Niveau ist angebracht (Leichte Sprache und/oder Einfache Sprache verwenden)?

•      Welche sprachlichen Trends integrieren, welche besser nicht (Kurzsprache, bildhafte Elemente, gendergerechte Formen, …)?

E-Mails sollten informativ und fachlich korrekt formuliert sein. Wichtig ist neben einem hohen Informationsgehalt aber auch eine empfängerorientierte und wertschätzende Kommunikation.

1. E-Mail-Netiquette

•      Kommunikative Anforderungen

•      Neue Layout-Regeln der E-Mail

•      Symbole, Emojis und weitere Zeichen

•      Zeitgemäßer Schreibstil – sprachliche Trends

•      Neue Möglichkeiten im Layout

2. Knotenpunkte der E-Mail – Textbausteine im Wandel

•      Der Betreff als präzise Orientierung

•      Anrede empfängerorientiert

•      Einleitung – schnörkellos oder diplomatisch

•      Charismatischer Textschluss

3. E-Mails schreiben mit ChatGPT

•      Präzise Eingabe ist wichtig

•      Chatten mit KI

•      „Sandwich überarbeiten“

•      Möglichkeiten und Grenzen von KI

4. Wertschätzender Schreib-Stil

•      Mischung von „wir“/„ich“/“Sie“

•      Konjunktiv und Diplomatie

•      Transparenz mit Leichter/Einfacher Sprache